BLOG 25: Habilidades Duras - Organización Basada en Procesos

En el presente Blog vamos a referirnos a una de las Técnicas de las Habilidades Duras, “Hacia una organización basada en Procesos”. A manera de experiencia en el presente tema citaremos la siguiente metodología aplicada en las organizaciones-clientes a través de nuestra empresa consultora Vargas Strategic Management:

A. Definir la Estrategia

En primer término es preciso determinar las estrategias básicas mediante la formulación del Plan Estratégico (de 3 a 5 años), el que se operativiza anualmente con el Plan Operativo y su correspondiente Presupuesto. La implementación de las estrategias se lleva a cabo con apoyo del Balanced Scorecard (BSC) y su relación causa - efecto, así mismo se definen y aplican los indicadores, y los proyectos o iniciativas con sus metas e identificación de los responsables, luego de lo cual se mapea el cuadro general o integral de control. Esta última parte tiene que ver con la fase de seguimiento y medición.

B. Hacia una Organización Basada en Procesos 

Esta etapa metodológica cubre la primera parte referida a la identificación, descripción y mapeo de los procesos internos de la Organización.     

C. Revisión y Ajustes a la Estructura Organizacional 

Con los dos elementos de entrada, es decir, con la definición de la  estrategia y el enfoque por Procesos, se procede a diagnosticar la actual estructura organizativa para tener la idea de cómo está diseñada, y de ser necesario efectuar los ajustes que hubieran lugar.

D. Plan de Implementación de los Instrumentos diseñados

En esta parte de la metodología, se ponen en práctica el planeamiento, la organización y la gestión de los procesos en la Organización, además de formalizar los instrumentos diseñados, mediante Directiva de Gerencia o con el instrumento de gestión normativo utilizado por la Organización cliente, resaltándose el método de implementación así como los mecanismos de Seguimiento y Medición.

E. Programa de Capacitación

A efectos de incorporar los nuevos conceptos, metodologías y filosofías de trabajo, se programan las actividades de capacitación al personal de la organización de tal manera de transmitir la tecnología del activo de conocimiento de la Consultora a la organización-cliente.

F. Consolidación y Mejora Continua del Sistema de Gestión

Esta etapa es parte de la metodología se ponen en práctica los trabajos en equipo, a través de los Grupos de Proyectos de Mejoras de los Procesos Claves, la Auditoria (herramienta de mejora) y la aplicación sostenida de la Mejora Continua en la Gestión Diaria. Incluye el Modelo General de la Revisión, Análisis y Optimización de Procesos

G. Hacia la Excelencia en la Gestión

Esta parte se va ejecutando de conformidad con el cumplimiento del Plan Estratégico y Plan Operativo. El desafío que se suele presentar en esta etapa lo constituye el cambio que se produce en la cultura de la Organización y en particular del personal (enfatizado en el nivel ejecutivo). Para medir el desempeño hacia la excelencia en la gestión, es recomendable participar en el Premio Nacional de la Calidad (Premio Baldrige en USA), rubro “Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora” ante el Comité de Gestión de la Calidad (o como se le denomine en cada país) – Bases 2017 o del año que intenten presentarse.

 

Como se habrá podido apreciar, resulta necesario aplicar una metodología para desarrollar la cultura del cambio en cualquier organización. 

Cada Etapa y fase de la Metodología tiene sus connotaciones en los Principios Correctos de la Administración (P.O.D.E.R.): Planificación, Organización, Dirección, Ejecución, Revisión.

Finalmente, independientemente de las Etapas a desarrollar, es recomendable aplicar el enfoque por procesos en las organizaciones, de tal manera de ir sistematizando las modificaciones del enfoque convencional por funciones.

! TU TIENES EL PODER PARA LOGRAR GRANDES COSAS!

Lic. Adm. Andrés Vargas A.